پیکربندی نرم افزار CRM چیست؟ + راهنمای جامع و کامل

در این مقاله، به بررسی گام های کلیدی برای پیکربندی نرم افزار CRM می پردازیم. با پیروی از این مراحل، می توانید مطمئن شوید که CRM به طور موثر برای نیازها و اهداف خاص کسب و کار شما تنظیم شده است.

در دنیای امروز، ارتباط با مشتری و حفظ رضایت آنها از اهمیت بالایی برخوردار است. نرم افزار CRM (Customer Relationship Management) به عنوان ابزاری قدرتمند، به کسب و کارها در این زمینه کمک شایانی می کند. با این حال، پیکربندی صحیح این نرم افزار برای بهره مندی از مزایای کامل آن، امری ضروری است.

برای مشاهده هر بخش بروی آن کلیک کنید.

بخش اول: انتخاب و آماده سازی نرم افزار CRM

بخش دوم: پیکربندی نرم افزار CRM

بخش سوم: سفارشی سازی و ادغام

بخش چهارم: آموزش و پشتیبانی

نتیجه گیری

چک لیست پیکربندی CRM

بخش اول: انتخاب و آماده سازی نرم افزار CRM

انتخاب بهترین نرم افزار CRM مناسب برای کسب و کار شما اولین قدم در مسیر بهره مندی از مزایای آن است. برای انتخاب صحیح، باید به نکات زیر توجه کنید:

1. نیازها و الزامات خود را مشخص کنید:

قبل از شروع جستجو برای نرم افزار CRM، ابتدا باید نیازها و الزامات خاص خود را به دقت مشخص کنید. به این سوالات پاسخ دهید:

• چه نوع داده هایی را باید مدیریت کنید؟ (مشتریان، فرصت های فروش، تماس ها، ایمیل ها و …)
• از چه نوع گزارش ها و تجزیه و تحلیل هایی نیاز دارید؟
• چند کاربر از نرم افزار CRM استفاده خواهند کرد؟
• چه بودجه ای برای این کار در نظر گرفته اید؟
• چه ویژگی هایی برای شما ضروری است؟ (مدیریت فرصت های فروش، بازاریابی ایمیلی، خدمات مشتری و …)
• چه نوع پشتیبانی و آموزشی نیاز دارید؟

2. بودجه خود را تعیین کنید:

نرم افزارهای CRM طیف گسترده ای از قیمت ها را دارند، از نسخه های رایگان و ارزان قیمت تا راه حل های سازمانی پیچیده و گران قیمت. قبل از شروع جستجو، بودجه خود را مشخص کنید تا گزینه های خود را محدود کنید.

3. گزینه های مختلف را بررسی کنید:

پس از مشخص کردن نیازها و بودجه خود، می توانید شروع به بررسی گزینه های مختلف نرم افزار CRM کنید. منابع مختلفی برای این کار وجود دارد، از جمله:

• وب سایت های مقایسه نرم افزار CRM: وب سایت هایی مانند G2 Crowd و Capterra اطلاعات و نظرات کاربران را در مورد طیف گسترده ای از نرم افزارهای CRM ارائه می دهند.
• مجله ها و وبلاگ های صنعت: مجله ها و وبلاگ های متعددی به طور مرتب مقالات و بررسی هایی را در مورد نرم افزارهای CRM منتشر می کنند.
• نمایشگاه ها و کنفرانس ها: نمایشگاه ها و کنفرانس های صنعت فرصتی عالی برای آشنایی با ارائه دهندگان نرم افزار CRM و مشاهده محصولات آنها به صورت زنده هستند.

4. دموهای مختلف را امتحان کنید:

اکثر ارائه دهندگان نرم افزار CRM نسخه های آزمایشی یا دموهای رایگان ارائه می دهند. این فرصتی عالی برای امتحان کردن نرم افزار و بررسی اینکه آیا نیازهای شما را برآورده می کند یا خیر است.

5. نظرات مشتریان را بخوانید:

قبل از خرید هر نرم افزاری، نظرات مشتریان موجود را بخوانید. این به شما کمک می کند تا از مزایا و معایب هر نرم افزار مطلع شوید و از تجربه دیگران درس بگیرید.

آماده سازی داده ها

پس از انتخاب نرم افزار CRM، باید داده های خود را برای وارد کردن به سیستم آماده کنید. این شامل موارد زیر است:

1. جمع آوری و سازماندهی داده های خود:

تمام داده های مربوط به مشتریان، فرصت های فروش، تماس ها، ایمیل ها و سایر اطلاعات مرتبط را جمع آوری کنید. این داده ها را در یک مکان متمرکز سازماندهی کنید.

2. پاکسازی و استانداردسازی داده های خود:

داده های خود را برای خطاها و ناهنجاری ها بررسی کنید. داده های تکراری را حذف کنید و فرمت داده ها را استاندارد کنید.

3. وارد کردن داده های خود به نرم افزار CRM:

داده های آماده شده خود را به نرم افزار CRM خود وارد کنید. اکثر نرم افزارهای CRM ابزارهایی برای وارد کردن داده ها به صورت انبوه ارائه می دهند.

با انتخاب و آماده سازی صحیح نرم افزار CRM، می توانید پایه و اساس لازم برای بهره مندی از مزایای این سیستم قدرتمند را ایجاد کنید.

بخش دوم: پیکربندی نرم افزار CRM

پس از انتخاب و آماده سازی نرم افزار CRM، نوبت به پیکربندی آن برای برآورده کردن نیازهای خاص کسب و کار شما می رسد. این بخش شامل موارد زیر است:

تنظیمات کلی

• نام شرکت و اطلاعات تماس خود را وارد کنید: این اطلاعات در سراسر نرم افزار CRM نمایش داده می شود، بنابراین باید دقیق و به روز باشند.
• زبان و واحد پول مورد نظر خود را انتخاب کنید: نرم افزار CRM از زبان ها و واحدهای پول مختلف پشتیبانی می کند. زبان و واحد پولی را که می خواهید در سیستم استفاده کنید انتخاب کنید.
• تنظیمات منطقه زمانی خود را پیکربندی کنید: منطقه زمانی خود را تنظیم کنید تا زمان ها و تاریخ ها به درستی در نرم افزار CRM نمایش داده شوند.

مدیریت کاربران

• کاربران را اضافه، ویرایش و حذف کنید: کاربران را به سیستم اضافه کنید، اطلاعات آنها را ویرایش کنید و در صورت نیاز آنها را حذف کنید.
• نقش ها و مجوزهای کاربری را تعیین کنید: برای هر کاربر یک نقش و مجموعه ای از مجوزها تعیین کنید. این کار به شما امکان می دهد دسترسی کاربران به سیستم و داده ها را کنترل کنید.
• تنظیمات اعلان را پیکربندی کنید: برای کاربران خود اعلان هایی برای رویدادهای مختلف مانند ایجاد فرصت فروش جدید، دریافت ایمیل جدید یا تکمیل تیکت پشتیبانی تنظیم کنید.

تنظیمات فروش

• مراحل قیف فروش خود را تعریف کنید: مراحل مختلف قیف فروش خود را تعریف کنید، مانند آگاهی، علاقه، تصمیم گیری و اقدام. این به شما کمک می کند تا پیشرفت فرصت های فروش خود را در قیف دنبال کنید.
• محصولات و خدمات خود را اضافه کنید: اطلاعات مربوط به محصولات و خدمات خود را به سیستم اضافه کنید، مانند نام، قیمت، توضیحات و تصاویر.
• تخفیف ها و پیشنهادات ویژه را تنظیم کنید: تخفیف ها و پیشنهادات ویژه ای را که برای محصولات و خدمات خود ارائه می دهید تنظیم کنید.

تنظیمات بازاریابی

• لیست های مخاطبان خود را ایجاد و مدیریت کنید: لیست های مخاطبان خود را بر اساس معیارهای مختلف مانند نوع صنعت، موقعیت شغلی یا علایق ایجاد و مدیریت کنید.
• کمپین های بازاریابی خود را ایجاد و اجرا کنید: کمپین های بازاریابی ایمیلی، کمپین های رسانه های اجتماعی و سایر کمپین های بازاریابی خود را ایجاد و اجرا کنید.
• نتایج کمپین های بازاریابی خود را ردیابی کنید: نتایج کمپین های بازاریابی خود را ردیابی کنید تا ببینید کدام کمپین ها موثرتر هستند.

تنظیمات خدمات مشتری

• صف های پشتیبانی خود را ایجاد و مدیریت کنید: صف های پشتیبانی خود را برای دسته بندی های مختلف درخواست های پشتیبانی، مانند مشکلات فنی، سوالات مربوط به صورت حساب یا بازگشت کالا ایجاد و مدیریت کنید.
• تیکت های پشتیبانی را ایجاد و حل کنید: تیکت های پشتیبانی را برای درخواست های پشتیبانی که از مشتریان خود دریافت می کنید ایجاد و حل کنید.
• پایگاه دانش خود را ایجاد و مدیریت کنید: پایگاه دانش خود را با مقالات و راهنماهای مفید برای کمک به مشتریان در حل مشکلات خود ایجاد و مدیریت کنید.

با پیکربندی نرم افزار CRM، می توانید آن را به یک ابزار قدرتمند برای مدیریت روابط با مشتریان، افزایش فروش و بهبود خدمات مشتری تبدیل کنید.

بخش سوم: سفارشی سازی و ادغام

پس از پیکربندی نرم افزار CRM، می توانید آن را با نیازها و ترجیحات خود سفارشی سازی کنید و آن را با سایر برنامه های کاربردی خود ادغام کنید تا از آن بیشترین استفاده را ببرید.

سفارشی سازی

• فیلدهای سفارشی را به فرم ها و گزارش ها اضافه کنید: فیلدهای سفارشی را به فرم ها و گزارش های خود اضافه کنید تا اطلاعاتی را که برای شما مهم است جمع آوری و نمایش دهید.
• فرآیندهای گردش کار را ایجاد و خودکار کنید: فرآیندهای گردش کار را برای خودکارسازی وظایف تکراری مانند ایجاد فرصت های فروش جدید، ارسال ایمیل به مشتریان یا حل تیکت های پشتیبانی ایجاد کنید.
• رابط کاربری را مطابق با نیازهای خود سفارشی کنید: رابط کاربری نرم افزار CRM را مطابق با نیازها و ترجیحات خود سفارشی کنید.

ادغام

• نرم افزار CRM خود را با سایر برنامه های کاربردی خود ادغام کنید: نرم افزار CRM خود را با سایر برنامه های کاربردی خود مانند سیستم حسابداری، سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و سیستم مدیریت پروژه ادغام کنید.
• داده ها را بین نرم افزار CRM خود و سایر برنامه ها همگام سازی کنید: داده ها را بین نرم افزار CRM خود و سایر برنامه های خود به طور خودکار همگام سازی کنید تا همیشه اطلاعات به روز داشته باشید.
• از API برای توسعه برنامه های کاربردی سفارشی استفاده کنید: از API نرم افزار CRM خود برای توسعه برنامه های کاربردی سفارشی برای نیازهای خاص خود استفاده کنید.

با سفارشی سازی و یکپارچه سازی نرم افزار CRM، می توانید آن را به یک ابزار قدرتمند و انعطاف پذیر تبدیل کنید که به شما کمک می کند تا به طور موثرتر با مشتریان خود ارتباط برقرار کنید، فروش خود را افزایش دهید و کارایی خود را بهبود بخشید.

بخش چهارم: آموزش و پشتیبانی

آموزش

موفقیت هر برنامه CRM به طور قابل توجهی به میزان آشنایی و تسلط کاربران از آن بستگی دارد. برای اطمینان از اینکه کاربران شما از تمام مزایای CRM بهره مند می شوند، باید به آنها آموزش های لازم را ارائه دهید.

اقدامات لازم برای آموزش کاربران:

• آموزش اولیه: در ابتدای استفاده از نرم افزار CRM، آموزش های اولیه را به کاربران ارائه دهید. این آموزش ها باید شامل نحوه ی ورود به سیستم، ناوبری در رابط کاربری، انجام وظایف اساسی و استفاده از ویژگی های اصلی نرم افزار باشد.
• اسناد و راهنماهای آموزشی: اسناد و راهنماهای آموزشی جامع و به روز را در اختیار کاربران قرار دهید تا در صورت نیاز به اطلاعات یا راهنمایی بتوانند به آنها مراجعه کنند.
• جلسات آموزشی و وبینار: جلسات آموزشی و وبینارهای آنلاین را به طور مرتب برگزار کنید تا کاربران را با جدیدترین ویژگی ها و قابلیت های نرم افزار آشنا کنید و به سوالات آنها پاسخ دهید.
• منابع آموزشی آنلاین: به کاربران خود دسترسی به منابع آموزشی آنلاین مانند فیلم های آموزشی، مقالات و تالارهای گفتگو را بدهید تا بتوانند در صورت تمایل به صورت مستقل یاد بگیرند.

پشتیبانی

حتی با وجود آموزش های کامل، کاربران ممکن است در حین استفاده از نرم افزار CRM با سوالات یا مشکلاتی روبرو شوند. برای اطمینان از اینکه آنها می توانند به سرعت و به آسانی کمک لازم را دریافت کنند، باید پشتیبانی فنی قوی را به آنها ارائه دهید.

اقدامات لازم برای ارائه پشتیبانی:

• پشتیبانی فنی: یک تیم پشتیبانی فنی اختصاصی را برای پاسخ به سوالات و حل مشکلات کاربران در نظر بگیرید.
• پایگاه دانش: یک پایگاه دانش آنلاین ایجاد کنید که شامل پاسخ به سوالات متداول، راه حل های مشکلات رایج و مقالات آموزشی باشد.
• کانال های ارتباطی: کانال های ارتباطی مختلفی مانند ایمیل، تلفن و چت زنده را برای کاربران فراهم کنید تا بتوانند به راحتی با تیم پشتیبانی تماس بگیرند.
• به روز رسانی ها و رفع اشکالات: به طور مرتب به روز رسانی ها و رفع اشکالات را برای نرم افزار CRM خود ارائه دهید تا عملکرد آن را بهبود ببخشید و از بروز مشکلات جدید جلوگیری کنید.

با ارائه آموزش و پشتیبانی مناسب، می توانید اطمینان حاصل کنید که کاربران شما از نرم افزار CRM به طور موثر استفاده می کنند و از مزایای کامل آن بهره مند می شوند.

نتیجه گیری:اهمیت پیکربندی صحیح نرم افزار CRM

پیکربندی نرم افزار CRM برای موفقیت هر برنامه CRM ضروری است. با پیکربندی صحیح، می توانید نرم افزار را به گونه ای تنظیم کنید که نیازها و ترجیحات خاص کسب و کار شما را برآورده کند و به شما کمک کند تا به طور موثرتر با مشتریان خود ارتباط برقرار کنید، فروش خود را افزایش دهید و کارایی خود را بهبود بخشید.

نکاتی برای پیکربندی موفق CRM

• قبل از شروع، نیازها و الزامات خود را به دقت مشخص کنید.
• نرم افزار CRM را انتخاب کنید که با نیازها و بودجه شما مطابقت داشته باشد.
• داده های خود را قبل از وارد کردن به سیستم آماده کنید.
• تنظیمات کلی، مدیریت کاربران، تنظیمات فروش، بازاریابی و خدمات مشتری را پیکربندی کنید.
• نرم افزار را در صورت نیاز سفارشی سازی و با سایر برنامه های کاربردی خود ادغام کنید.
• به کاربران خود آموزش نحوه استفاده از نرم افزار بدهید و پشتیبانی فنی قوی ارائه دهید.

منابع برای یادگیری بیشتر در مورد CRM

• وب سایت های مقایسه نرم افزار سی آر ام : G2 Crowd، Capterra
• مجله ها و وبلاگ های صنعت: CRM Magazine، Salesforce Ben
• کتاب ها و مقالات آموزشی: The Ultimate Guide to CRM، How to Choose the Right CRM Software
• دوره های آموزشی آنلاین: Udemy، LinkedIn Learning

با استفاده از این منابع و نکات، می توانید نرم افزار CRM خود را به طور موثر پیکربندی کنید و از مزایای آن برای ارتقای کسب و کار خود بهره مند شوید.

به یاد داشته باشید: پیکربندی CRM یک فرآیند مداوم است. با رشد و تغییر کسب و کار شما، ممکن است نیاز به تنظیمات و سفارشی سازی های جدید داشته باشید. به طور مرتب نرم افزار خود را بررسی کنید و در صورت نیاز تغییرات لازم را انجام دهید.

چک لیست پیکربندی CRM

نویسنده : حمید حاتم طهرانی

سوالات متداول :

1. CRM چیست؟

CRM مخفف Customer Relationship Management به معنی مدیریت ارتباط با مشتری است. CRM یک سیستم نرم افزاری است که به شما کمک می کند تا با مشتریان خود ارتباط برقرار کنید، آنها را مدیریت کنید و فروش خود را افزایش دهید.

2. مزایای استفاده از CRM چیست؟

• بهبود ارتباط با مشتری: CRM به شما کمک می کند تا با مشتریان خود به طور موثرتر ارتباط برقرار کنید و نیازها و خواسته های آنها را بهتر درک کنید.
• افزایش فروش: CRM می تواند به شما کمک کند تا فرصت های فروش بیشتری را شناسایی کنید، معاملات را سریعتر ببندید و فروش خود را افزایش دهید.
• بهبود کارایی: CRM می تواند به شما کمک کند تا وظایف خود را خودکار کنید، کارایی خود را بهبود ببخشید و زمان خود را آزاد کنید تا بتوانید روی کارهای مهمتر تمرکز کنید.