چک لیست ممیزی سیستم مدیریت کیفیت QMS + دانلود نمونه
در این مقاله، به طور مفصل به مفهوم چک لیست ممیزی QMS، ساختار و اجزای آن، مزایای استفاده از آن و مراحل انجام ممیزی QMS با استفاده از چک لیست میپردازیم.
در دنیای امروز، سازمانها برای موفقیت در رقابت، باید به طور مداوم کیفیت محصولات و خدمات خود را ارتقا دهند. یکی از ابزارهای کلیدی برای دستیابی به این هدف، استفاده از سیستم مدیریت کیفیت (QMS) است. QMS به سازمانها کمک میکند تا فرآیندهای خود را استانداردسازی کرده و از انطباق آنها با الزامات استانداردهای بینالمللی مانند ISO 9001 اطمینان حاصل کنند.
ممیزی QMS فرآیندی است که به طور منظم برای ارزیابی اثربخشی QMS سازمان انجام میشود. هدف از ممیزی QMS، شناسایی نقاط قوت و ضعف QMS و ارائه پیشنهاداتی برای بهبود آن است.
چک لیست QMS ابزاری است که به ممیزین کمک میکند تا فرآیند ممیزی را به طور نظاممند و کارآمد انجام دهند. این چک لیست شامل لیستی از سوالات و معیارهایی است که باید در طول ممیزی ارزیابی شوند.
برای مشاهده هر بخش بروی آن کلیک کنید.
مقدمه :اهمیت سیستم مدیریت کیفیت (QMS)
بخش اول: آشنایی با چک لیست ممیزی QMS
بخش دوم: مراحل انجام ممیزی QMS با استفاده از چک لیست
اهمیت سیستم مدیریت کیفیت (QMS)
در دنیای امروز، سازمانها برای دستیابی به موفقیت و حفظ مزیت رقابتی خود، نیازمند استقرار سیستمی کارآمد برای مدیریت کیفیت محصولات و خدمات خود هستند. سیستم مدیریت کیفیت (QMS) چارچوبی نظاممند برای تضمین انطباق فرآیندها و محصولات با استانداردها و نیازهای مشتریان ارائه میدهد.
استفاده از QMS مزایای متعددی برای سازمانها به ارمغان میآورد، از جمله:
- افزایش رضایت مشتری: با ارائه محصولات و خدمات با کیفیت بالا، رضایت مشتریان افزایش مییابد و وفاداری آنها به برند تقویت میشود.
- کاهش هزینهها: QMS به شناسایی و رفع ناکارآمدیها و ضایعات کمک میکند که در نهایت منجر به کاهش هزینهها میشود.
- بهبود عملکرد: QMS با تمرکز بر فرآیندهای مداوم بهبود، به طور مداوم عملکرد سازمان را ارتقا میدهد.
- افزایش سهم بازار: ارائه محصولات و خدمات با کیفیت بالا به سازمانها کمک میکند تا سهم بازار خود را افزایش دهند.
- کاهش ریسک: QMS با شناسایی و پیشگیری از خطرات احتمالی، ریسکهای مرتبط با کیفیت را کاهش میدهد.
الزامات ممیزی QMS
برای اطمینان از کارایی و اثربخشی QMS، لازم است به طور دورهای مورد ممیزی قرار گیرد. ممیزی QMS فرآیندی نظاممند برای ارزیابی انطباق QMS با الزامات استانداردهای QMS مانند ISO 9001 است.
الزامات ممیزی QMS در استانداردهای مربوطه مانند ISO 19011:2018 “راهنمایی برای ممیزی سیستمهای مدیریت” تعریف شده است. این الزامات شامل موارد زیر است:
- تعیین دامنه و هدف ممیزی: قبل از شروع ممیزی، باید دامنه و هدف آن به طور دقیق مشخص شود.
- انتخاب ممیزین واجد شرایط: ممیزین باید از دانش و تجربه کافی در زمینه QMS و استانداردهای مربوطه برخوردار باشند.
- تهیه برنامه ممیزی: برنامه ممیزی باید شامل فعالیتهای ممیزی، زمانبندی و منابع مورد نیاز باشد.
- جمع آوری شواهد: ممیزین باید شواهد کافی برای اثبات انطباق یا عدم انطباق QMS با الزامات استاندارد جمع آوری کنند.
- تجزیه و تحلیل یافته ها: ممیزین باید یافته های ممیزی را تجزیه و تحلیل کرده و گزارش ممیزی را تهیه کنند.
- ارائه گزارش ممیزی: گزارش ممیزی باید شامل یافته ها، عدم انطباق ها و اقدامات اصلاحی پیشنهادی باشد.
- پیگیری اقدامات اصلاحی: سازمان باید اقدامات اصلاحی لازم برای رفع عدم انطباق های شناسایی شده را انجام دهد.
معرفی چک لیست ممیزی QMS
چک لیست QMS ابزار مفیدی برای ممیزین است که به آنها کمک میکند تا فرآیند ممیزی را به طور نظاممند و کارآمد انجام دهند. چک لیست شامل لیستی از سوالات و معیارهایی است که باید در طول ممیزی ارزیابی شوند.
استفاده از چک لیست QMS مزایای متعددی دارد، از جمله:
- استانداردسازی فرآیند ممیزی: چک لیست به اطمینان از اینکه ممیزی به طور یکسان و با کیفیت بالا انجام میشود، کمک میکند.
- افزایش کارایی ممیزی: چک لیست به ممیزین کمک میکند تا فرآیند ممیزی را به طور کارآمدتر انجام دهند.
- کاهش احتمال خطا: چک لیست به ممیزین کمک میکند تا از عدم غفلت از موارد مهم در طول ممیزی اطمینان حاصل کنند.
- بهبود مستندسازی: چک لیست به مستندسازی دقیق یافته های ممیزی کمک میکند.
بخش اول: آشنایی با چک لیست ممیزی QMS
تعریف چک لیست ممیزی QMS
چک لیست QMS ابزاری است که به ممیزین کمک میکند تا فرآیند ممیزی QMS را به طور نظاممند و کارآمد انجام دهند. این چک لیست شامل لیستی از سوالات و معیارهایی است که باید در طول ممیزی ارزیابی شوند.
هدف از استفاده از چک لیست QMS، اطمینان از انطباق QMS با الزامات استانداردهای QMS مانند ISO 9001 است.
ساختار و اجزای چک لیست QMS
چک لیست QMS معمولاً شامل بخشهای زیر است:
- اطلاعات کلی: این بخش شامل اطلاعاتی مانند نام سازمان، تاریخ ممیزی، نام ممیز و دامنه ممیزی است.
- معیارهای ممیزی: این بخش شامل لیستی از سوالات و معیارهایی است که باید در طول ممیزی ارزیابی شوند. معیارهای ممیزی باید بر اساس الزامات استانداردهای QMS مانند ISO 9001 طراحی شوند.
- جدول ثبت یافته ها: این جدول برای ثبت یافته های ممیزی در طول فرآیند ممیزی استفاده میشود. ممیز باید برای هر معیار ممیزی، انطباق یا عدم انطباق را ثبت کند و در صورت عدم انطباق، شواهد مربوطه را نیز ثبت کند.
- اقدامات اصلاحی: این بخش برای ثبت اقدامات اصلاحی پیشنهادی برای رفع عدم انطباق های شناسایی شده در طول ممیزی استفاده میشود.
مزایای استفاده از چک لیست ممیزی QMS
استفاده از چک لیست مزایای متعددی دارد، از جمله:
- استانداردسازی فرآیند ممیزی: چک لیست به اطمینان از اینکه ممیزی به طور یکسان و با کیفیت بالا انجام میشود، کمک میکند.
- افزایش کارایی ممیزی: چک لیست به ممیزین کمک میکند تا فرآیند ممیزی را به طور کارآمدتر انجام دهند.
- کاهش احتمال خطا: چک لیست به ممیزین کمک میکند تا از عدم غفلت از موارد مهم در طول ممیزی اطمینان حاصل کنند.
- بهبود مستندسازی: چک لیست به مستندسازی دقیق یافته های ممیزی کمک میکند.
- افزایش شفافیت: چک لیست به وضوح نشان میدهد که چه مواردی در طول ممیزی ارزیابی خواهند شد.
- جلب اعتماد ذینفعان: استفاده از چک لیست نشان دهنده تعهد سازمان به انجام ممیزی QMS به طور حرفه ای و دقیق است.
بخش دوم: مراحل انجام ممیزی QMS با استفاده از چک لیست
در این بخش به مراحل انجام ممیزی QMS با استفاده از چک لیست میپردازیم.
1. آماده سازی قبل از ممیزی
- تعیین دامنه و هدف ممیزی: قبل از شروع ممیزی، باید دامنه و هدف آن به طور دقیق مشخص شود. دامنه ممیزی باید مشخص کند که کدام بخشها یا فرآیندهای QMS مورد ممیزی قرار خواهند گرفت. هدف ممیزی باید به وضوح بیان کند که از انجام ممیزی چه چیزی انتظار میرود.
- انتخاب ممیزین واجد شرایط: ممیزین باید از دانش و تجربه کافی در زمینه QMS و استانداردهای مربوطه برخوردار باشند. ممیزین باید بی طرف و عینی باشند و هیچ گونه تعارض منافعی با سازمان مورد ممیزی نداشته باشند.
- تهیه برنامه ممیزی: برنامه ممیزی باید شامل فعالیتهای ممیزی، زمانبندی و منابع مورد نیاز باشد. برنامه ممیزی باید با ذینفعان مربوطه مانند مدیریت ارشد، نمایندگان بخشها و ممیزین نهایی شود.
- جمع آوری اطلاعات: قبل از شروع ممیزی، ممیزین باید اطلاعات مربوط به QMS سازمان را جمع آوری کنند. این اطلاعات شامل مستندات QMS، سوابق ممیزی های قبلی و گزارش های مربوط به عملکرد QMS است.
- تهیه چک لیست ممیزی: چک لیست باید بر اساس دامنه و هدف ممیزی و همچنین الزامات استانداردهای QMS مانند ISO 9001 تهیه شود.
2. انجام ممیزی
- برگزاری جلسه افتتاحیه: در جلسه افتتاحیه، ممیزین باید خودشان، دامنه و هدف ممیزی و برنامه ممیزی را به ذینفعان مربوطه معرفی کنند.
- انجام مصاحبه ها: ممیزین باید با ذینفعان مربوطه در سطوح مختلف سازمان مصاحبه کنند تا در مورد نحوه عملکرد QMS اطلاعات کسب کنند.
- مشاهده فرآیندها: ممیزین باید فرآیندهای مربوط به QMS را مشاهده کنند تا از انطباق آنها با الزامات استاندارد اطمینان حاصل کنند.
- بررسی مستندات: ممیزین باید مستندات QMS را بررسی کنند تا از انطباق آنها با الزامات استاندارد اطمینان حاصل کنند.
- جمع آوری شواهد: ممیزین باید شواهد کافی برای اثبات انطباق یا عدم انطباق QMS با الزامات استاندارد جمع آوری کنند.
3. مستندسازی یافته های ممیزی
- تکمیل چک لیست : ممیزین باید یافته های ممیزی را در چک لیست ثبت کنند.
- تهیه گزارش عدم انطباق: برای هر عدم انطباق شناسایی شده، باید گزارش عدم انطباق جداگانه ای تهیه شود. گزارش عدم انطباق باید شامل شرح عدم انطباق، شواهد مربوطه و علت اصلی عدم انطباق باشد.
4. ارائه گزارش ممیزی
- برگزاری جلسه اختتامیه: در جلسه اختتامیه، ممیزین باید یافته های کلیدی ممیزی و عدم انطباق های شناسایی شده را به ذینفعان مربوطه ارائه دهند.
- ارائه گزارش ممیزی: گزارش ممیزی باید شامل خلاصه ای از یافته های کلیدی ممیزی، عدم انطباق های شناسایی شده، اقدامات اصلاحی پیشنهادی و زمان بندی برای اجرای اقدامات اصلاحی باشد.
5. پیگیری اقدامات اصلاحی
- مدیریت باید اقدامات اصلاحی لازم برای رفع عدم انطباق های شناسایی شده را انجام دهد.
- ممیزین باید اثربخشی اقدامات اصلاحی را پیگیری کنند.
بخش سوم: نمونه چک لیست ممیزی QMS
نمونه چک لیست ممیزی QMS
در این بخش، نمونه ای از چک لیست QMS بر اساس الزامات استاندارد ISO 9001 ارائه شده است. این چک لیست فقط به عنوان یک نمونه ارائه شده است و شما میتوانید آن را با توجه به نیاز خودتان تغییر دهید.
| بخش | معیار ممیزی | انطباق | عدم انطباق | شواهد | اقدام اصلاحی پیشنهادی |
| 1. مدیریت ارشد | 1.1 تعهد مدیریت ارشد به QMS | ||||
| 1.2 سیاست کیفیت | |||||
| 1.3 نقش ها، مسئولیت ها و اختیارات | |||||
| 2. منابع انسانی | 2.1 شایستگی، آگاهی و آموزش پرسنل | ||||
| 2.2 مدیریت دانش | |||||
| 3. پشتیبانی | 3.1 کنترل مستندات | ||||
| 3.2 کنترل سوابق | |||||
| 3.3 مدیریت دارایی ها | |||||
| 4. طراحی و توسعه | 4.1 طراحی و توسعه محصولات و خدمات | ||||
| 4.2 کنترل طراحی و توسعه | |||||
| 5. تولید و ارائه خدمات | 5.1 کنترل فرآیند تولید و ارائه خدمات | ||||
| 5.2 شناسایی و ردیابی محصول | |||||
| 5.3 کنترل نظارت و اندازه گیری | |||||
| 5.4 کنترل غیر انطباق ها | |||||
| 6. اقدامات اصلاحی | 6.1 اقدامات اصلاحی | ||||
| 7. بهبود مستمر | 7.1 رصد و اندازه گیری | ||||
| 7.2 تجزیه و تحلیل داده ها | |||||
| 7.3 بهبود |
توضیح هر بخش از چک لیست:
- بخش: هر بخش از چک لیست به یکی از الزامات استاندارد ISO 9001 مربوط میشود.
- معیار ممیزی: هر معیار ممیزی، الزامی خاص از استاندارد ISO 9001 را به طور دقیقتر بیان میکند.
- انطباق: اگر سازمان با معیار ممیزی مطابقت داشته باشد، باید در این ستون علامت “X” زده شود.
- عدم انطباق: اگر سازمان با معیار ممیزی مطابقت نداشته باشد، باید در این ستون علامت “X” زده شود.
- شواهد: در این ستون باید شواهدی برای اثبات انطباق یا عدم انطباق با معیار ممیزی ذکر شود.
- اقدام اصلاحی پیشنهادی: اگر عدم انطباقی شناسایی شده باشد، باید در این ستون اقدام اصلاحی پیشنهادی برای رفع آن ذکر شود.
نکاتی برای استفاده از چک لیست:
- قبل از شروع ممیزی، با الزامات استاندارد ISO 9001 آشنا شوید.
- چک لیست را با توجه به نیاز خودتان تغییر دهید.
- در طول ممیزی، شواهد کافی برای اثبات انطباق یا عدم انطباق با معیارهای ممیزی جمع آوری کنید.
- گزارش ممیزی دقیق و کاملی تهیه کنید.
- اقدامات اصلاحی لازم برای رفع عدم انطباق های شناسایی شده را انجام دهید.
نکته: این فقط یک نمونه از چک لیست است. شما میتوانید با توجه به نیاز خودتان آن را تغییر دهید و معیارهای ممیزی جدیدی به آن اضافه کنید.
نمونه چک لیست های ممیزی
در این بخش، چند نمونه چک لیست به صورت جدولی ارائه شده است. این چک لیست ها فقط به عنوان نمونه ارائه شده اند و شما میتوانید آنها را با توجه به نیاز خودتان تغییر دهید و معیارهای ممیزی جدیدی به آنها اضافه کنید.
چک لیست ممیزی ایمنی کار
| بخش | معیار ممیزی | انطباق | عدم انطباق | شواهد | اقدام اصلاحی پیشنهادی |
| مدیریت | تعهد مدیریت به ایمنی کار | ||||
| شناسایی خطرات و ارزیابی ریسک | |||||
| برنامه ریزی و کنترل ایمنی کار | |||||
| آموزش و آگاهی رسانی به کارکنان | |||||
| محیط کار | نظم و ترتیب و پاکیزگی محیط کار | ||||
| روشنایی و تهویه مناسب | |||||
| حفاظت از ماشین آلات و تجهیزات | |||||
| کارکنان | استفاده از تجهیزات حفاظت فردی | ||||
| رعایت دستورالعمل های ایمنی کار | |||||
| گزارش دهی حوادث و سوانح |
چک لیست ممیزی بهداشت محیط کار
| بخش | معیار ممیزی | انطباق | عدم انطباق | شواهد | اقدام اصلاحی پیشنهادی |
| مدیریت | تعهد مدیریت به بهداشت محیط کار | ||||
| شناسایی عوامل مخاطره آمیز بهداشت محیط کار | |||||
| ارزیابی ریسک عوامل مخاطره آمیز | |||||
| برنامه ریزی و کنترل بهداشت محیط کار | |||||
| محیط کار | تامین آب آشامیدنی سالم | ||||
| دفع فاضلاب و پسماند | |||||
| کنترل حشرات و جوندگان | |||||
| کارکنان | آموزش و آگاهی رسانی به کارکنان | ||||
| معاینات پزشکی دوره ای |
چک لیست ممیزی رضایت مشتری
| بخش | معیار ممیزی | انطباق | عدم انطباق | شواهد | اقدام اصلاحی پیشنهادی |
| مدیریت | تعهد مدیریت به رضایت مشتری | ||||
| شناسایی نیازها و انتظارات مشتریان | |||||
| اندازه گیری رضایت مشتریان | |||||
| رسیدگی به شکایات و پیشنهادات مشتریان | |||||
| فرایندها | کیفیت محصولات و خدمات | ||||
| زمان تحویل محصولات و خدمات | |||||
| رفتار پرسنل با مشتریان | |||||
| ارتباطات | ارائه اطلاعات دقیق و کامل به مشتریان | ||||
| پاسخگویی به سوالات و درخواست های مشتریان |
پیشنهاد میکنم مقاله چک لیست فروش تلفنی را مطالعه بفرمایید.
نویسنده : حمید حاتم طهرانی
سوالات متداول :
سوال 1: چک لیست ممیزی چیست؟
چک لیست ممیزی ابزاری است که به ممیزین کمک میکند تا فرآیند ممیزی را به طور نظاممند و کارآمد انجام دهند. این چک لیست شامل لیستی از سوالات و معیارهایی است که باید در طول ممیزی ارزیابی شوند.
سوال 2: مزایای استفاده از چک لیست چیست؟
مزایای استفاده از چک لیست شامل موارد زیر است:
- استانداردسازی فرآیند ممیزی
- افزایش کارایی ممیزی
- کاهش احتمال خطا
- بهبود مستندسازی
- افزایش شفافیت
- جلب اعتماد ذینفعان
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.