آموزش خدمات مشتریان : سرمایه گذاری با بازدهی بالا!
در این مقاله،آموزش خدمات مشتریان، از جمله تعریف، اهداف، کانال ها و معیارهای کلیدی را بررسی خواهیم کرد.
خدمات مشتریان بخش اساسی هر کسب و کاری است که با مشتریان سروکار دارد. ارائه خدمات عالی به مشتریان می تواند منجر به افزایش رضایت، وفاداری و حفظ مشتری شود. در مقابل، خدمات ضعیف به مشتریان می تواند منجر به از دست دادن مشتری، آسیب رساندن به شهرت برند و هزینه های اضافی شود.
همچنین نکاتی برای ارائه خدمات عالی به مشتریان، از جمله درک نیازهای مشتری، فراتر رفتن از انتظارات، رسیدگی به شکایات و ایجاد روابط قوی ارائه خواهیم داد. در نهایت، اهمیت سرمایه گذاری در آموزش خدمات مشتریان و نکات کلیدی برای ارائه خدمات عالی به مشتریان را مورد بحث قرار خواهیم داد.
برای مشاهده هر بخش بروی آن کلیک کنید.
اهمیت سرمایهگذاری در آموزش خدمات مشتریان
نمونه فرمهای ارزیابی خدمات مشتریان
اهمیت آموزش خدمات مشتریان
خدمات مشتریان بخش حیاتی هر کسب و کاری است. این به فرآیند ارائه کمک و پشتیبانی به مشتریان قبل، حین و بعد از خرید آنها اشاره دارد. خدمات مشتریان خوب می تواند به ایجاد وفاداری به برند، افزایش حفظ مشتری و افزایش فروش کمک کند. از سوی دیگر، خدمات مشتریان ضعیف می تواند منجر به بررسی های منفی، از دست دادن مشتری و آسیب به شهرت برند شود.
در اینجا چند آمار وجود دارد که اهمیت آموزش خدمات مشتریان را نشان می دهد:
- 66 درصد از مشتریان می گویند که احتمالاً با برندی که خدمات مشتریان خوبی ارائه می دهد تجارت می کنند، حتی اگر قیمت آن کمی بیشتر باشد. (
- 89 درصد از مشتریان می گویند که وفاداری آنها به یک برند به دلیل تجربه خدمات مشتری خوب است
- فقط 7 درصد از مشتریان که تجربه خدمات مشتریان منفی دارند، مشکل خود را با شرکت به اشتراک می گذارند. (منبع: https://www.superoffice.com/blog/customer-service-statistics/)
این آمار نشان می دهد که خدمات مشتریان نه تنها برای رضایت مشتریان، بلکه برای موفقیت کلی کسب و کار نیز مهم است.
تاثیر خدمات مشتریان بر وفاداری و حفظ مشتری
وفاداری به مشتری به تمایل مشتریان به ادامه تجارت با یک شرکت در طول زمان اشاره دارد. حفظ مشتری به درصدی از مشتریان اشاره دارد که در یک دوره زمانی مشخص به تجارت با یک شرکت ادامه می دهند.
خدمات مشتریان خوب نقش مهمی در وفاداری و حفظ مشتری دارد. هنگامی که مشتریان تجربه خدمات مشتریان مثبتی دارند، به احتمال زیاد به برند وفادار می مانند و به تجارت با شرکت ادامه می دهند. از سوی دیگر، خدمات مشتریان ضعیف می تواند منجر به از دست دادن مشتری شود.
هزینههای از دست دادن مشتری
از دست دادن مشتری می تواند هزینه هنگفتی برای یک کسب و کار داشته باشد. هزینه از دست دادن مشتری شامل هزینه های مرتبط با جذب مشتری جدید، مانند هزینه های بازاریابی و فروش، و همچنین سود از دست رفته ناشی از عدم تجارت با مشتری از دست رفته است.
هزینه جایگزینی یک مشتری می تواند پنج تا هفت برابر بیشتر از هزینه حفظ یک مشتری موجود باشد.
این آمار نشان می دهد که جلوگیری از از دست دادن مشتری از طریق ارائه خدمات مشتریان خوب از نظر اقتصادی برای یک کسب و کار مهم است.
بخش اول: اصول خدمات مشتریان
تعریف خدمات مشتریان
خدمات مشتریان به فرآیند ارائه کمک و پشتیبانی به مشتریان قبل، حین و بعد از خرید آنها اشاره دارد. این شامل فعالیتهایی مانند پاسخگویی به سوالات، حل مشکلات، رسیدگی به شکایات و ارائه اطلاعات و پشتیبانی است.
هدف از خدمات مشتریان ارائه یک تجربه مثبت برای مشتریان است که منجر به رضایت، وفاداری و حفظ مشتری می شود.
اهداف خدمات مشتریان
اهداف اصلی خدمات مشتریان عبارتند از:
- افزایش رضایت مشتری: هدف نهایی خدمات مشتریان، ارائه یک تجربه مثبت برای مشتریان است که منجر به رضایت آنها می شود.
- ایجاد وفاداری به مشتری: مشتریان راضی به احتمال زیاد به برند وفادار می مانند و به تجارت با شرکت ادامه می دهند.
- افزایش حفظ مشتری: حفظ مشتری به درصدی از مشتریان اشاره دارد که در یک دوره زمانی مشخص به تجارت با یک شرکت ادامه می دهند. حفظ مشتری بالا برای موفقیت هر کسب و کاری ضروری است.
- کاهش هزینه ها: ارائه خدمات مشتریان خوب می تواند به کاهش هزینه ها از طریق کاهش از دست دادن مشتری و افزایش فروش کمک کند.
- بهبود شهرت برند: خدمات مشتریان خوب می تواند به بهبود شهرت برند و ایجاد یک تصویر عمومی مثبت کمک کند.
کانالهای خدمات مشتریان
مشتریان می توانند از طریق کانال های مختلف با یک شرکت ارتباط برقرار کنند، از جمله:
- تلفن: تلفن یکی از رایج ترین کانال های خدمات مشتریان است.
- ایمیل: ایمیل یک کانال مناسب برای سوالات و درخواست های غیر فوری است.
- چت زنده: چت زنده به مشتریان اجازه می دهد تا به صورت آنلاین با یک نماینده خدمات مشتریان در زمان واقعی چت کنند.
- شبکه های اجتماعی: رسانه های اجتماعی می توانند برای ارائه پشتیبانی مشتریان و پاسخ به سوالات مشتریان استفاده شوند.
- پورتال های سلف سرویس: پورتال های سلف سرویس به مشتریان اجازه می دهند تا به اطلاعات و پشتیبانی به صورت آنلاین دسترسی داشته باشند.
معیارهای کلیدی خدمات مشتریان
معیارهای کلیدی خدمات مشتریان (CSK) معیارهایی هستند که برای اندازه گیری عملکرد خدمات مشتریان استفاده می شوند. برخی از CSK های رایج عبارتند از:
- میانگین زمان پاسخگویی (ASA): ASA میانگین زمانی است که طول می کشد تا به یک تماس، ایمیل یا چت پاسخ داده شود.
- اولین بار حل (FTR): FTR درصد مسائل مشتری است که در اولین تماس یا تعامل حل می شود.
- نمره رضایت مشتری (CSAT): CSAT معیاری از رضایت کلی مشتری از تجربه خدمات مشتریان است.
- نرخ از دست دادن مشتری (CHR): CHR درصدی از مشتریان است که در یک دوره زمانی مشخص تجارت با یک شرکت را متوقف می کنند.
نظارت بر CSK ها می تواند به کسب و کارها در شناسایی زمینه هایی که خدمات مشتریان را می توان بهبود بخشید کمک کند.
بخش دوم: مهارتهای کلیدی آموزش خدمات مشتریان
نمایندگان خدمات مشتریان برای ارائه خدمات عالی به مشتریان به مجموعه ای از مهارت ها نیاز دارند. برخی از مهم ترین مهارت های کلیدی خدمات مشتریان عبارتند از:
مهارتهای ارتباطی
مهارت های ارتباطی قوی برای هر نماینده خدمات مشتری ضروری است. این شامل توانایی گوش دادن فعال، برقراری ارتباط واضح و مختصر و سازگاری با سبک های مختلف ارتباطی مشتریان است.
نمایندگان خدمات مشتریان باید بتوانند به زبان ساده و قابل فهم به سوالات مشتریان پاسخ دهند. آنها همچنین باید بتوانند اطلاعات پیچیده را به روشی آسان برای درک توضیح دهند.
علاوه بر این، نمایندگان خدمات مشتریان باید بتوانند به طور فعال به مشتریان گوش دهند. این بدان معناست که آنها باید به آنچه مشتری می گوید توجه کامل کنند و سوالات روشنگرانه بپرسند تا مطمئن شوند که منظور مشتری را به درستی متوجه شده اند.
مهارتهای حل مسئله
نمایندگان خدمات مشتریان اغلب باید با مشکلاتی که مشتریان با آنها مواجه هستند مقابله کنند. برای حل موثر مشکلات، نمایندگان باید بتوانند:
- مشکل را شناسایی کنند
- منبع مشکل را تعیین کنند
- راه حل های مختلف را ایجاد کنند
- بهترین راه حل را انتخاب کنید
- راه حل را به طور موثر اجرا کنید
مهارتهای همدلی
همدلی توانایی درک و به اشتراک گذاشتن احساسات دیگران است. برای نمایندگان خدمات مشتریان، همدلی برای ایجاد ارتباط با مشتریان و ارائه خدمات دلسوزانه ضروری است.
نمایندگان خدمات مشتریان باید بتوانند خود را به جای مشتری بگذارند و دیدگاه آنها را درک کنند. آنها همچنین باید بتوانند احساسات مشتریان را تأیید کنند و حمایت عاطفی ارائه دهند.
مهارتهای مدیریتی زمان
نمایندگان خدمات مشتریان اغلب باید با چندین مشتری به طور همزمان کار کنند. برای مدیریت موثر زمان خود، نمایندگان باید بتوانند:
- وظایف خود را اولویت بندی کنند
- کار خود را به طور موثر برنامه ریزی کنند
- ضرب الاجل ها را رعایت کنند
- در عین حفظ کیفیت، چندین کار را به طور همزمان انجام دهند
بخش سوم: ارائه خدمات عالی به مشتریان
ارائه خدمات عالی به مشتریان برای موفقیت هر کسب و کاری ضروری است. با ارائه خدمات عالی به مشتریان، می توانید رضایت، وفاداری و حفظ مشتری را افزایش دهید. در اینجا چند نکته برای ارائه خدمات عالی به مشتریان آورده شده است:
درک نیازهای مشتری
اولین قدم برای ارائه خدمات عالی به مشتریان، درک نیازهای آنها است. این شامل گوش دادن فعال به مشتریان، پرسیدن سوالات و تلاش برای درک دیدگاه آنها است.
همچنین می توانید با انجام تحقیقات در مورد مشتریان خود، نیازهای آنها را بهتر درک کنید. این می تواند شامل تجزیه و تحلیل داده های مشتری، انجام نظرسنجی و مصاحبه با مشتریان باشد.
فراتر رفتن از انتظارات مشتری
راهی برای ارائه خدمات عالی به مشتریان، فراتر رفتن از انتظارات آنها است. این می تواند شامل ارائه خدمات اضافی، مانند ارائه حمل و نقل رایگان یا بازگشت آسان، یا ارائه خدمات شخصی سازی شده، مانند به خاطر سپردن ترجیحات مشتری باشد.
شما همچنین می توانید با پیش بینی نیازهای مشتریان و ارائه راه حل قبل از اینکه آنها حتی در مورد آن سوال کنند، از انتظارات آنها فراتر بروید.
مدیریت شکایات مشتریان
حتی بهترین کسب و کارها نیز گاهی اوقات با شکایات مشتری مواجه می شوند. نحوه رسیدگی به این شکایات می تواند تأثیر زیادی بر رضایت و وفاداری مشتری داشته باشد.
هنگامی که با شکایتی از مشتری مواجه می شوید، مهم است که:
- با دقت به شکایت گوش دهید.
- عذرخواهی کنید و مسئولیت مشکل را بر عهده بگیرید.
- راه حلی ارائه دهید.
- پیگیری کنید تا مطمئن شوید که مشتری از راه حل راضی است.
ایجاد روابط قوی با مشتریان
ایجاد روابط قوی با مشتریان می تواند به افزایش رضایت، وفاداری و حفظ مشتری کمک کند. برای ایجاد روابط قوی با مشتریان، مهم است که:
- با مشتریان خود به روشی شخصی تعامل داشته باشید.
- خدمات مشتریان عالی ارائه دهید.
- به بازخورد مشتری گوش دهید و به آن عمل کنید.
- از مشتریان خود قدردانی کنید.
با ارائه خدمات عالی به مشتریان، می توانید کسب و کار خود را بسازید و مشتریان وفاداری ایجاد کنید که برای سال های آینده به شما باز خواهند گشت.
بخش چهارم: توسعه و آموزش خدمات مشتریان
ارائه خدمات عالی به مشتریان مستلزم داشتن کارکنانی با مهارت و دانش است. در اینجا چند نکته برای آموزش و توسعه خدمات مشتریان آورده شده است:
برنامههای آموزش خدمات مشتریان
یک برنامه آموزشی خدمات مشتریان خوب باید موارد زیر را پوشش دهد:
- مبانی خدمات مشتریان: این شامل تعریف خدمات مشتریان، اهداف خدمات مشتریان و کانالهای خدمات مشتریان است.
- مهارتهای ارتباطی: این شامل گوش دادن فعال، برقراری ارتباط واضح و مختصر و سازگاری با سبکهای مختلف ارتباطی مشتریان است.
- مهارتهای حل مسئله: این شامل توانایی شناسایی مشکلات، تعیین منبع مشکلات، ایجاد راهحلهای مختلف، انتخاب بهترین راهحل و اجرای موثر راهحل است.
- مهارتهای همدلی: این شامل توانایی درک و به اشتراک گذاشتن احساسات دیگران است.
- مهارتهای مدیریتی زمان: این شامل توانایی اولویتبندی وظایف، برنامهریزی موثر کار، رعایت ضربالاجلها و انجام چندین کار به طور همزمان در عین حفظ کیفیت است.
برنامههای آموزشی خدمات مشتریان را میتوان به صورت حضوری، آنلاین یا از طریق ترکیبی از هر دو ارائه کرد.
منابع آموزش خدمات مشتریان
منابع آموزش خدمات مشتریان متعددی وجود دارد، از جمله:
- دورههای آموزشی: دورههای آموزشی خدمات مشتریان را میتوان توسط ارائه دهندگان آموزش شخص ثالث یا توسط خود شرکت ارائه کرد.
- کارگاههای آموزشی: کارگاههای آموزشی خدمات مشتریان راهی عالی برای ارائه آموزش در مورد موضوعات خاص خدمات مشتریان است.
- مواد آموزشی آنلاین: مواد آموزشی آنلاین زیادی در مورد خدمات مشتریان، از جمله مقالات، وبینارها و فیلمها وجود دارد.
- برنامههای مربیگری: برنامههای مربیگری میتوانند به نمایندگان خدمات مشتریان کمک کنند تا مهارتهای خود را توسعه دهند و عملکرد خود را بهبود بخشند.
من در فیلم خدمات ویژه به مشتریان به نکات مهمی در این حوزه پرداخته ام که پیشنهاد می کنم مقدمه ای از آن را در فیلم زیر ببینید.
اندازهگیری اثربخشی آموزش خدمات مشتریان
مهم است که اثربخشی آموزش خدمات مشتریان را اندازه گیری کنید تا مطمئن شوید که آموزش در حال دستیابی به نتایج مورد نظر است. برخی از روشهای اندازهگیری اثربخشی آموزش خدمات مشتریان عبارتند از:
- نظرسنجیها: نظرسنجیها را میتوان از نمایندگان خدمات مشتریان برای ارزیابی آموختههای آنها از آموزش و نحوه اعمال آن در کارشان پرسید.
- مطالعات موردی: مطالعات موردی را میتوان برای بررسی نحوه استفاده نمایندگان خدمات مشتریان از آنچه در آموزش آموختهاند برای حل مشکلات مشتری استفاده کرد.
- تجزیه و تحلیل دادهها: دادههای خدمات مشتریان، مانند میانگین زمان پاسخگویی و نرخ حل اولین بار، را میتوان برای ارزیابی تأثیر آموزش بر عملکرد نماینده استفاده کرد.
با آموزش و توسعه موثر خدمات مشتریان، می توانید مطمئن شوید که کارکنانتان مهارت ها و دانش لازم برای ارائه خدمات عالی به مشتریان را دارند.
اهمیت سرمایهگذاری در آموزش خدمات مشتریان
ارائه خدمات عالی به مشتریان برای موفقیت هر کسب و کاری ضروری است. با این حال، بسیاری از کسب و کارها به اندازه کافی در آموزش کارکنان خود در مورد خدمات مشتریان سرمایهگذاری نمیکنند. این یک اشتباه بزرگ است، زیرا آموزش خدمات مشتریان می تواند مزایای متعددی برای یک کسب و کار داشته باشد، از جمله:
- افزایش رضایت مشتری: کارکنانی که به خوبی آموزش دیده اند می توانند خدمات بهتری ارائه دهند، که منجر به افزایش رضایت مشتری می شود.
- افزایش وفاداری به مشتری: مشتریان راضی به احتمال زیاد به تجارت با یک شرکت ادامه می دهند و به دوستان و خانواده خود در مورد آن شرکت می گویند.
- کاهش هزینه ها: ارائه خدمات عالی به مشتریان می تواند به کاهش هزینه ها از طریق کاهش از دست دادن مشتری و افزایش فروش کمک کند.
- بهبود شهرت برند: خدمات مشتریان خوب می تواند به بهبود شهرت برند و ایجاد یک تصویر عمومی مثبت کمک کند.
علاوه بر این، آموزش خدمات مشتریان می تواند به کارکنان کمک کند تا احساس ارزشمندی و انگیزه بیشتری داشته باشند. این می تواند منجر به افزایش بهره وری و کاهش جابجایی کارکنان شود.
نکات کلیدی برای ارائه خدمات عالی به مشتریان
در اینجا چند نکته کلیدی برای ارائه خدمات عالی به مشتریان آورده شده است:
- کارکنان خود را در مورد خدمات مشتریان آموزش دهید. همانطور که در بالا ذکر شد، آموزش خدمات مشتریان برای ارائه خدمات عالی به مشتریان ضروری است.
- نیازهای مشتریان خود را درک کنید. وقت بگذارید تا نیازها و انتظارات مشتریان خود را درک کنید.
- از انتظارات مشتری فراتر بروید. راه هایی برای ارائه خدمات اضافی یا فراتر رفتن از انتظارات مشتری پیدا کنید.
- به شکایات مشتریان به طور موثر رسیدگی کنید. هنگامی که با شکایتی از مشتری مواجه می شوید، با دقت به آن گوش دهید، عذرخواهی کنید، راه حلی ارائه دهید و پیگیری کنید تا مطمئن شوید که مشتری از راه حل راضی است.
- با مشتریان خود به روشی شخصی تعامل داشته باشید. با مشتریان خود به نام آنها خطاب کنید، به آنها توجه کامل خود را بدهید و سعی کنید با آنها رابطه برقرار کنید.
- از بازخورد مشتری گوش دهید و به آن عمل کنید. از مشتریان خود بازخورد بخواهید و از آن بازخورد برای بهبود خدمات خود استفاده کنید.
- از مشتریان خود قدردانی کنید. به مشتریان خود به خاطر تجارتشان با شما تشکر کنید و به آنها نشان دهید که قدردان آنها هستید.
با دنبال کردن این نکات، می توانید خدمات عالی به مشتریان ارائه دهید که منجر به افزایش رضایت، وفاداری و حفظ مشتری می شود.
نمونه فرمهای ارزیابی خدمات مشتریان
فرمهای ارزیابی خدمات مشتریان ابزاری ارزشمند برای جمعآوری بازخورد از مشتریان در مورد تجربه خدمات مشتریان آنها است. این بازخورد را می توان برای شناسایی زمینه هایی که خدمات مشتریان را می توان بهبود بخشید استفاده کرد.
در اینجا چند نمونه از فرمهای رایج ارزیابی خدمات مشتریان آورده شده است:
- فرمهای نظرسنجی: فرمهای نظرسنجی رایجترین نوع فرم ارزیابی خدمات مشتریان هستند. آنها معمولاً شامل تعدادی سوال هستند که از مشتریان می پرسند که تجربه خدمات مشتریان آنها را در مقیاسی از 1 تا 5 یا 1 تا 10 ارزیابی کنند. فرمهای نظرسنجی همچنین ممکن است شامل سوالات باز باشد که به مشتریان اجازه میدهد بازخورد مفصلتری ارائه دهند.
- فرمهای بازخورد پس از تماس: فرمهای بازخورد پس از تماس معمولاً پس از اینکه مشتری با نماینده خدمات مشتری تماس گرفته است، ارسال می شود. این فرمها معمولاً شامل تعدادی سوال هستند که از مشتریان می پرسند که از تعامل خود با نماینده چه احساسی داشتند.
- فرمهای بازخورد آنلاین: فرمهای بازخورد آنلاین را می توان در وب سایت یا پلتفرم رسانه های اجتماعی یک کسب و کار قرار داد. این فرمها معمولاً کوتاه و تکمیل آنها آسان است، که میتواند آنها را راهی عالی برای جمعآوری بازخورد از تعداد زیادی از مشتریان کند.
در اینجا چند نکته برای ایجاد فرمهای ارزیابی خدمات مشتریان موثر آورده شده است:
- فرم را کوتاه و ساده نگه دارید. مشتریان به احتمال زیاد فرمی را که کوتاه و تکمیل آن آسان است، تکمیل می کنند.
- از سوالات واضح و مختصر استفاده کنید. مطمئن شوید که سوالات شما به گونه ای طراحی شده اند که به راحتی قابل درک و پاسخگویی باشند.
- از ترکیبی از سوالات باز و بسته استفاده کنید. سوالات باز به مشتریان اجازه می دهد بازخورد مفصل تری ارائه دهند، در حالی که سوالات بسته می تواند به شما کمک کند تا داده های کمی را جمع آوری کنید.
- فرم خود را به گونه ای طراحی کنید که تکمیل آن آسان باشد. از یک قلم خوانا استفاده کنید، فضای کافی بین سوالات بگذارید و از دستورالعمل های واضح استفاده کنید.
- فرم خود را در مکان مناسب تبلیغ کنید. فرم خود را در وب سایت خود، در مواد چاپی خود و در کانال های رسانه های اجتماعی خود تبلیغ کنید.
نمونه سناریوهای خدمات مشتریان
سناریوهای خدمات مشتریان می تواند برای آموزش کارکنان در مورد نحوه رسیدگی به موقعیت های مختلف خدمات مشتریان استفاده شود. این سناریوها می تواند به کارکنان کمک کند تا مهارت های ارتباطی، حل مسئله و همدلی خود را توسعه دهند.
در اینجا چند نمونه از سناریوهای رایج خدمات مشتریان آورده شده است:
- مشتری از محصول یا خدمات ناراضی است.
- مشتری مشکلی با محصول یا خدمات دارد.
- مشتری سوالی در مورد محصول یا خدمات دارد.
- مشتری عصبانی یا خشن است.
- مشتری خواستار بازپرداخت یا تعویض است.
هنگام توسعه سناریوهای خدمات مشتریان، مهم است که موارد زیر را در نظر بگیرید:
- مخاطب: سناریوها باید متناسب با نیازها و سطح مهارت مخاطب باشد.
- اهداف: سناریوها باید برای رسیدن به اهداف آموزشی خاصی طراحی شوند.
- واقع گرایی: سناریوها باید تا حد امکان واقعی باشند.
- تنوع: سناریوها باید طیف وسیعی از موقعیت های خدمات مشتریان را پوشش دهند.
پیشنهاد میکنم مقاله باشگاه مشتریان آهن فروشی را مطالعه کنید.
نویسنده: حمید حاتم طهرانی
سوالات متداول :
خدمات مشتریان چیست؟
خدمات مشتریان به تعاملاتی بین یک کسب و کار و مشتریانش اشاره دارد که هدف آن ارائه کمک و پشتیبانی به مشتریان است. این تعاملات می تواند از طریق کانال های مختلفی مانند تلفن، ایمیل، چت زنده یا حضوری انجام شود.
چرا خدمات مشتریان مهم است؟
خدمات مشتریان مهم است زیرا می تواند به طور قابل توجهی بر رضایت، وفاداری و حفظ مشتری تاثیر بگذارد. ارائه خدمات عالی به مشتریان می تواند منجر به افزایش فروش، کاهش هزینه ها و بهبود شهرت برند شود.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.